Termenul de “funcții sensibile” își are originea în prevederile standardului nr. 4 din OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control intern/managerial la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial.
La momentul respectiv, conform prevederilor Standardului 4 – Funcții sensibile – entitatea publică trebuia să identifice funcţiile considerate ca fiind sensibile şi să stabilească o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupau astfel de funcţii.
În vederea implementării acestei cerințe, la nivelul entității publice era necesară întocmirea a trei documente, respectiv Inventarul funcţiilor sensibile, Lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile și Planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai mult de 5 ani.
Odată cu abrogarea prevederilor OMFP 946/ 2005 și apariția în anul 2015 a OSGG nr. 400 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice, cerințele cu privire la “funcțiile sensibile” sunt estompate în prevederile Standardului 2 – Atribuții, funcții, sarcini, din noul act normativ, fără a se mai face în mod expres trimitere către necesitatea identificării și gestionării acestora.
Apariția în luna aprilie 2016 a OSGG nr. 200 privind modificarea și completarea Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice, aduce cu sine noi cerințe cu privire la “funcțiile sensibile”, fiind introduse o serie de precizări în cadrul Standardului 2 – Atribuții, funcții, sarcini, respectiv:
“Conducerea entității publice își identifică funcțiile sensibile și funcțiile considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupție și stabilește o politică adecvată de gestionare a personalului care ocupă astfel de funcții.
Funcțiile sensibile și cele considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupție pot fi atașate tuturor activităților privind gestionarea resurselor umane, financiare și informaționale.
Conducerea entității identifică funcțiile sensibile pe baza inventarului funcțiilor sensibile și a listei salariaților care ocupă aceste funcții sensibile. În situația în care hotărăște să declare existența funcțiilor sensibile va elabora un plan pentru rotația personalului la intervale, de regulă, de minimum 5 ani. În situația în care conducerea entității publice hotărăște să nu declare unele funcții sensibile, atunci, în mod obligatoriu, va implementa activități de control suplimentare sau alte măsuri pe fluxul procesului respectiv, astfel încât în procesul de administrare a riscurilor efectele asupra activităților desfășurate în cadrul entității să fie minime.”
Iată deci, că prin noile cerințe este reiterată ideea necesității identificării și gestionării acestor funcții, precum și a întocmirii celor trei documente, respectiv Inventarul funcţiilor sensibile, Lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile și Planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai mult de 5 ani.
De asemenea este indusă ideea că funcțiile sensibile sunt în principal acele funcții din cadrul entității cu grad ridicat de expunere la corupție.
Intrarea în vigoare a OSGG nr.600/ 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice a adus o abordare lărgită a termenului funcție sensibilă, definind această noțiune astfel: Funcţie sensibilă – este considerată acea funcţie care prezintă un risc semnificativ de afectare a obiectivelor entităţii prin utilizarea necorespunzătoare a resurselor umane, materiale, financiare şi informaţionale sau de corupţie sau fraudă.
În practică, entitățile publice din România au implementat deficitar politica de management al funcțiilor sensibile, principalele motive fiind următoarele:
- asimilarea noțiunii de sensibilitate cu expunerea la corupție, aspect care în mod natural a determinat o reacție de negare a existenței funcțiilor sensibile în organizație;
- cerința de rotire la 5 ani a personalului pe funcțiile declarate ca fiind sensibile, în cele mai multe cazuri a fost neaplicabilă atât datorită încălcării legislației incidente în domeniul relațiilor de muncă cât și datorită particularităților și specificului activităților unor instituții.
Ce este o funcție sensibilă?
În accepțiunea generală a teoriilor managementului funcțiile sensibile sunt acele posturi din organizatii unde manifestarea unor deficiențe de natură etică sau operațională, datorită atribuțiilor specifice, nivelului de competență decizională sau gradului de reprezentativitate poate genera prejudicii semnificative/ consecințe negative de natură financiară, reputațională sau funcțională.
Această definire a noțiunii de funcții sensibile, creează o imagine mult mai cuprinzătoare, depășind cu mult simpla raportare a funcției sensibile la nivelul gradului de expunere la corupție a respectivei funcții.
Practic, orice post din organigrama entităţii care în anumite condiții de natură administrativ/ organizațională sau umană, va funcționa deficitar, producând organizației posibile efecte negative majore, este o funcție sensibilă.
Odată identificată, această funcție sensibilă va trebui să intre atenția managementului, pentru a fi tratată prin măsuri interne de control asiguratoriu, menite să reducă sensibilitatea acesteia.
Afirmam mai sus că sensibilitatea unei funcții poate fi generată atât de factori de natură administrativ/ organizațională (atribuții, sarcini, rol, etc.) cât și de factori de natură umană (generați de persoana care încadrează funcția respectivă).
Iată în continuare câțiva din factorii care generează sensibilitate unor funcții din entitatea publică:
Factori de natură administrativ/ organizațională
- competenta de a lua decizii importante privind entitatea sau de a le influenţa
- accesul la informaţii confidenţiale/clasificate sau sensibile
- implicarea în alocarea şi gestionarea resurselor (materiale și financiare)
- deţinerea unui monopol, drepturi exclusive de autorizare în anumite servicii de interes general
- implicarea in procesul de evaluare a unor active
- implicarea in realizarea unor evaluări pentru angajarea personalului
- caracterul inalt specializat sau unic al unor funcţii fără de care entitatea nu poate funcţiona sau care, în caz de vacantare a acestora, pot determina perturbarea serioasă a activităţilor entității
- cumulul excesiv de sarcini pe anumite funcții ( generează o sensibilizare progresivă a funcției respective, pe măsura acumulării sarcinilor prin cumul)
- existenta unor interacţiuni frecvente cu terţe părţi
- implicarea si competentele in activitatile de control intern
- existenta competentelor in procesul de achizitii publice
- fluctuatia semnificativa a personalului pe unele posturi
- lipsa de comunicare între personalul de conducere și subalterni
Factori de natură umană:
- pregatire profesionala insuficienta sau irelevanta
- lipsa / insuficienta competentelor si abilitatilor necesare
- valori etice si morale scazute
- nivelul redus de experienta
- motivație profesională scăzută
- legături de rudenie sau afinitate între angajații din conducere și cei din execuție
O funcție care poate fi evaluată inițial ca fiind sensibilă datorită unor factori organizaționali poate în realitate să aibă o sensibilitate redusă datorită factorilor umani și vice-versa!
Cum putem identifica și gestiona funcțiile sensibile?
Pentru a putea identifica care sunt funcțiile susceptibile a fi sensibile, echipa de lucru numită prin decizie a conducătorului entității va trebui să analizeze cu atenție, informațiile oferite de o serie de documente, cum sunt:
- organigrama entității pentru identificarea punctelor nodale ale organizatiei (punctele unde se concentreaza atributiile de decizie, evaluare, planificare, comunicare)
- atributiile compartimentelor interne;
- fișele de post;
- dosarele de personal;
- rezultatele obținute la verificările periodice ale cunoștințelor profesionale;
- registrele de riscuri întocmite la nivelul entităţii;
- istoria incidentelor și evenimentelor negative din istoricul unor funcții .
Desigur că această analiză va putea fi efectuată doar în măsura în care aceste documente și informații există și sunt actualizate, arhivate și înregistrate.
În cele mai cazuri sunt întâmpinate dificultăți în analiză datorită lacunelor din dosarele de personal sau din documentele de organizare a activității entității.
Totodată tendința generalizată de a utiliza în fișele de post sintagma orice alte sarcini pentru a acoperi cerința de înscriere a celorlalte sarcini repartizate suplimentar față de sarcinile de bază, creează dificultăți majore în stabilirea cu exactitate a rolului real al unei funcții în entitate, precum și a proceselor și activităților pe care respectiva funcție le influențează.
În concluzie pentru succesul procesului de identificare a funcțiilor sensibile este necesar a fi îndeplinite câteva condiții minime, respectiv:
- existenta unei organigrame si diagrame de relatii clare și cunoașterea lor de către management;
- cuprinderea tuturor atributiilor si competentelor in fișele de post;
- existenta si adecvarea R.O.F. la specificul entitatii;
- existenta in entitate a unor fluxuri interne informationale si circuite ale documentelor bine stabilite si cunoscute de catre angajati si management;
- implementarea unei politici de testare periodica a cunostintelor profesionale ale angajatilor;
- cunoasterea de catre managementul de pe toate nivelele a legislatiei incidente in domeniile de activitate ale entitatii;
- completitudinea datelor si informatiilor din dosarele de personal.
Identificarea funcţiilor sensibile se poate efectua prin analizarea fiecărui post prin prisma prezenţei sau nu a factorilor generatori de sensibilitate, pe baza unui check list cu criterii şi a unui prag de relevanţă prestabilit prin procedura de lucru implementată ( de ex. dacă pentru 30% din criterii raspunsul este pozitiv funcţia o putem considera ca fiind cu sensibilitate redusă, pentru 40% sensibilitatea poate fi considerată ca fiind medie, respective pentru 50% şi mai mult sensibilitatea poate fi considerată ca fiind ridicată).
De asemenea se paote utiliza şi metoda analizei de risc pentru fiecare post din organigramă, ca o extensie a politicii de management a riscurilor implementată în entitate, urmând ca în funcţie de nivelul de risc estimat postul respectiv să fie încadrat în una din cele trei categorii, respective funcţie cu sensibilitate redusă, medie sau ridicată.
Pentru fiecare post susceptibil ca fiind sensibil este necesar a se efectua o analiză a riscurilor specifice precum și a factorilor generatori ai sensibilității, deoarece managementul entității va trebui să ia decizii și măsuri de control intern proporționale cu nivelul de sensibilitate evaluat al funcțiilor respective.
Sugestii de bună practică:
- întocmirea listei funcțiilor sensibile și a titularilor de pe acestea;
- întocmirea unor fișe de analiză a sensibilității funcțiilor din lista menționată;
- identificarea consecințelor posibile asupra organizației atât în mediul intern cat și în cel extern al acesteia;
- identificarea activităților și proceselor interne posibil a fi afectate negativ;
- întocmirea unui plan de management al sensibilității funcțiilor si actualizarea lui periodică în funcție de efectele măsurilor de control intern aplicate și de modificarea condițiilor din mediul intern și extern al entității.
Sensibilitatea unor funcții poate fi redusă și ținută sub control printr-o serie de activități și măsuri interne cum sunt:
- stabilirea de controale interne adecvate;
- pregatirea profesionala continua a personalului;
- prelucrarea periodica a codului etic, a atributiilor, responsabilitatilor, etc., pe baza de semnatura personala;
- testarea periodica a cunostintelor profesionale ale angajatilor;
- procedurarea proceselor si activitatilor;
- implementarea politicilor de separare a atributiilor de decizie, executie si control;
- rotirea pe functii a angajatilor, acolo unde acest lucru este posibil;