În ultimii ani, se discută din ce în ce mai mult despre accesarea unor fonduri europene și necesitatea de a dezvolta personalul din instituțiile publice/ organizațiile din România să elaboreze proiecte. Piața de consultanță în domeniu a crescut destul de mult, dar sunt puțini cei care reușesc să pună pe masa solicitantului un proiect finanțabil, care să respecte în întregime nevoile și prioritățile comunității și să poată fi implementat cu ușurință. Unii, mai sceptici, spun că proiectele se dau doar pe pile și că este imposibil de accesat, astfel că refuză să depună minimul efort să se informeze pe subiect. Mediul privat fuge, în general, de birocrația fondurilor europene și preferă să își facă investițiile fără bătăi de cap. Cu toate acestea, sunt comunități întregi care au nevoie de sprijin și este imperios să se dezvolte. Și, cum banii la bugetul național sunt insuficienți, tot fondurile europene sunt cele care pot fi salvatoare.
Având în vedere acest context, vin astăzi în fața dvs cu o prezentare a câtorva erori care pot face diferența între un proiect respins și unul finanțat. Încă de la început, trebuie menționat că, în afară de proiectele finanțate prin Programul Național de Dezvoltare Rurară (PNDR), toate celelalte proiecte se depun prin aplicația MySMIS, gestionată de Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene. Secțiunile cererii de finanțare prevăzute în aplicația MySMIS2014 diferă de la un ghid al solicitantului la altul, în funcție de Programul Operațional. Spre exemplu, un proiect care nu vizează lucrări, nu va cuprinde secțiuni care să solicite descrieri tehnice.
Se impune precizarea faptului că fiecare secțiune a cererii de finanțare din MYSMIS are limită de caractere, astfel că textul trebuie structurat de așa manieră încât să cuprindă toată informația considerată relevantă, dar într-o formă succintă pentru a putea fi încărcat integral.
În continuare voi prezenta succint o serie de erori frecvente de care trebuie să țineți cont:
- Informații privind solicitantul – multe dintre proiecte, chiar bine scrise, pot fi respinse ca urmare a omiterii unor elemente extrem de simple, însă relevante pentru admiterea în etapa administrativă a unei cereri de finanțare:
- Lipsa dovezii reprezentantului legal (decizie Consiliu de Administrație/ Consiliu Director etc) sau a împuternicirii pentru cel care semnează cererea de finanțare
- Lipsa semnăturilor reprezentantului legal/persoanelor împuternicite pe documentele instituției/ organizației
- Necorelarea între reprezentantul legal/împuternicit și persoana de pe contul de MYSMIS de unde va fi depusă cererea de finanțare
- Localizarea proiectului: lipsa descrierii locației de implementare a proiectului- regiunea, județul, localitatea sau menționarea altei locații față de cea pentru care se acordă finanțarea, necorelarea acestei secțiuni cu descrierea Amplasamentelor sau prezentarea altor locații in descrierea Activităților previzionate
- Încadrarea în programul operațional, conform specificului de finanțare stabilit în Ghidul Solicitantului- selecția apelului se realizează în aplicația MYSMIS, fiind însă importantă corelarea cu obiectivele specifice ale apelului, indicatorii de rezultate, tipurile de măsuri etc
- Eligibilitate solicitant și parteneri: neîncadrarea în lista solicitanților/ a partenerilor eligibili stabiliți în ghidul de finanțare și atașarea dovezilor duce la respingerea proiectului. În acest sens, se atașează (după caz, în funcție de tipologia organizației/ instituției): dovezi înființare – documente statutare, rețea școlară, decizii, ordine, Extras Registrul Asociațiilor și Fundațiilor, dovadă autorizare cod CAEN, acreditări solicitate pentru justificarea capacității de a derula anumite activități,
- Experiența solicitantului sau a partenerilor: lipsa dovezilor privind experiența minimă necesară, conform Ghidului Solicitantului, duce la respingerea proiectului. Pentru a evita această situație, se completează Secțiunea Finanțări anterioare (din MYSMIS) și se atașează documente justificative: contracte pentru proiecte similare, protocoale, procese verbale, liste prezența sau fotografii (de obicei în lipsa altor dovezi) etc
- Dubla finanțare – proiectul propus spre finanțare a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri nerambursabile (aceleași activități, rezultate, grup țintă, tip de investiție etc)- se verifică în acest sens Declarația de evitare a dublei finanțări
- Valoarea proiectului și a contribuției financiare solicitate nu se încadrează în limitele stabilite în Ghid. Totodată, pentru instituțiile publice se atașează Hotărârea de Consiliu Local/ Consiliu Județean cu asumarea cofinanțării și aprobarea proiectului.
- Durata de implementare depășește durata maxima prevăzută în Ghid.
- Bugetul maxim depășește valoarea alocată în Ghid, iar rata de cofinanțare este mai mică decât valoarea minimă solicitată pe categorii de instituții/ intervenții
- Cheltuielile prevăzute în proiect nu respectă prevederile legale privind eligibilitatea, limite pe tipuri de categorii
- Descrierea proiectului:
- Grupul țintă a proiectului (pentru proiectele de capital uman): neîncadrarea în categoriile eligibile menționate în ghid.
- Justificarea necesității implementării: nevoile nu sunt clar identificate, nu sunt fundamentate cu date concrete (ex. date statistice, informații existente la solicitantul de finanțare etc.). Nu este atașată o analiză proprie- chestionare aplicate de solicitant/ parteneri-pentru proiectele în care analiza este obligatorie
- Activitățile previzionate: proiectul nu cuprinde cel puțin activitățile obligatorii, activitățile nu sunt eligibile sau nu sunt detaliate și corelate cu graficul de implementare conform cerințelor din Ghid, nu este descrisă metodologia de lucru, nu sunt menționate rezultatele generate și resursele alocate (umane, materiale, amplasamente) fapt ce duce la punctaje mici pentru această categorie. Pentru proiectele ce vizează lucrări de construcții: există o planificare nerealistă a activităților: termene prea scurte, estimare nerealistă a riscurilor, lucrări ce nu țin cont de perioadele de iarnă.
- Resursele umane nu sunt corelate cu activitățile proiectului, cu rezultatele așteptate, numărul acestora și experiența nu sunt relevante pentru a atinge indicatorii propuși. Nu sunt completate fișele de post de la secțiunea Resurse umane și nu exista corelare între resurse umane și bugetul proiectului. O altă eroare poate fi dată de necorelarea responsabilităților echipei de implementare cu activitățile proiectului, lipsa de experiență a managerul de proiect.
- Indicatori – selecția unor indicatori nerealiști, necorelați cu activitățile, bugetul sau perioada de timp alocată. Totodată, nerespectarea unor indicatori minimali duce la respingerea proiectului în etapa administrativă.
- Sustenabilitate – proiectul nu prevede măsuri de sustenabilitate a serviciilor/ lucrărilor dezvoltate în proiect mai mică decât cea minimă obligatorie ceea ce poate duce la respingerea proiectului în etapa administrativă. Totodată, nejustificarea sau justificarea insuficientă, lipsa unor mențiuni privind modalitatea de transfer și de multiplicare a rezultatelor, sursele de finanțare pentru asigurarea sustenabilității poate duce la obținerea unor punctaje mici la această categorie.
- Concordanța cu politicile și temele orizontale – superficialitatea în tratarea acestor secțiuni sau nefundamentarea modului în care proiectul răspunde temelor orizontale conform ghidului.
- Neidentificarea unor riscuri în implementarea proiectelor sau a măsurilor de gestionare a acestora;
- Achiziții publice – principalele erori se reflectă în: necompletarea secțiunii referitoare la Achiziții, neconcordanța achizițiilor cu activitățile derulate, depășirea unor plafoane pe categorii de achiziții, lipsa unor studii, oferte de preț sau alte documente justificative pentru fundamentarea lor, completarea greșita a tipului de procedura, durata insuficientă alocată pentru finalizarea procesului etc
- Bugetul proiectului: completarea eronată a unor date din devize sau alte documente relevante, depășirea unor plafoane (ex. Salarii-raportate la sumele din ghid și experiența experților, achiziții, FEDR etc), erori de calcul, TVA greșit, lipsa unei fundamentări realiste, încadrări eronate pe linii bugetare sau la parteneri diferiți, proiecții financiare nerealiste, analize financiare insuficient justificate și greșit elaborate etc
- Anexele obligatorii lipsesc, sunt incomplete sau nu respectă formatul dat (sunt făcute modificări, sunt șterse secțiuni importante etc), nu sunt semnate de reprezentant legal, nu sunt în concordanță cu alte documente depuse etc
- Alte documente justificative: lipsa unor documente relevante: avize, bilanțuri contabile, proiect tehnic, devize, strategii de dezvoltare locală/ județeană în care intervențiile propuse sunt menționate etc
Elaborarea unei cereri de finanțare nu este un proces simplu și în spate sunt foarte multe ore de muncă. Indiferent de nivelul de experiență, se impune citirea cu atenție a GHIDULUI, verificarea ultimelor Ordine de ministru, Corrigendum-uri, grila de evaluare administrativa și de eligibilitate, grila de evaluare tehnică și financiară.
Mai mult, nevoile/ intervențiile vizate trebuie prevăzute în Strategia de dezvoltare, proiectul trebuie început din timp, alocate resurse materiale și financiare, consultați toți factorii interesați. Dacă ați îndeplinit toate acestea, mai aveți nevoie DOAR de atenție, răbdare, perseverență și multă cafea :), iar șansele ca proiectul să fie declarat ADMIS LA FINANȚARE sunt maxime.
Succes!